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¿Se puede conciliar la recepción y conformidad?
¿Se puede conciliar la recepción y conformidad?
Sí. Las controversias sobre recepción y conformidad de la prestación pueden someterse a conciliación en las contrataciones públicas, cuando corresponda conforme al contrato y al régimen legal aplicable.
La Ley N.º 32069, Ley General de Contrataciones Públicas, reconoce expresamente la recepción y conformidad de la prestación como materia conciliable.
Esto resulta relevante cuando el contratista sostiene que cumplió correctamente la prestación, pero la entidad formula observaciones, niega la conformidad o no la emite dentro del plazo correspondiente.
¿Qué significa recepción y conformidad?
¿Qué significa recepción y conformidad?
Aunque están relacionadas, recepción y conformidad no significan exactamente lo mismo.
En bienes y servicios, el artículo 144 del Reglamento establece que el área usuaria es responsable de brindar la conformidad y, para ello, verifica el cumplimiento de las especificaciones técnicas o términos de referencia. En bienes, además, realiza el control de calidad cuando este haya sido previsto en el requerimiento.
La recepción física de un bien tampoco significa automáticamente que la entidad haya otorgado conformidad.
El Reglamento lo señala expresamente: la sola recepción de los bienes no constituye la conformidad del área usuaria.
Por ello, entregar un producto en el almacén de una entidad no necesariamente significa que la prestación ya haya sido declarada conforme.
¿Cuándo surge una controversia?
¿Cuándo surge una controversia?
Puede surgir, entre otros supuestos, cuando:
la entidad niega la conformidad;
existen discrepancias sobre las observaciones formuladas;
el contratista considera que sí cumplió las especificaciones técnicas o términos de referencia;
existe desacuerdo sobre la subsanación de observaciones;
la entidad no se pronuncia dentro del plazo correspondiente;
existe discrepancia respecto de la recepción de una obra.
La controversia debe identificarse concretamente. No basta con señalar de manera genérica que existe un “problema con la entidad”.
¿La conformidad puede conciliarse?
¿La conformidad puede conciliarse?
Sí.
El artículo 81.1 de la Ley N.º 32069 incluye expresamente como materia conciliable la:
“Recepción y conformidad de la prestación”.
Por tanto, existe una habilitación legal específica para someter esta controversia a conciliación cuando el mecanismo corresponda según el contrato.
¿La entidad debe otorgar conformidad porque se inició una conciliación?
¿La entidad debe otorgar conformidad porque se inició una conciliación?
No.
Presentar una solicitud de conciliación no obliga a la entidad a declarar conforme una prestación.
La conformidad debe guardar relación con el cumplimiento contractual.
La conciliación permite que entidad y contratista examinen la controversia y busquen voluntariamente una solución dentro de los límites de la legislación de contratación pública.
El conciliador no puede ordenar a la entidad que otorgue conformidad.
¿Quién otorga la conformidad?
¿Quién otorga la conformidad?
En bienes y servicios, el artículo 144 del Reglamento establece que el área usuaria es responsable de brindar la conformidad, verificando el cumplimiento de las especificaciones técnicas o términos de referencia.
Por ello, la conformidad no debe entenderse como una simple formalidad administrativa.
Implica verificar que la prestación corresponda a aquello que fue contratado.
¿Cuánto demora la conformidad?
¿Cuánto demora la conformidad?
Para bienes y servicios, el artículo 144 del Reglamento establece como regla un plazo máximo de siete días, contabilizados desde el día siguiente de recibido el entregable.
Existe una regla distinta cuando se requieren pruebas para verificar el cumplimiento de la obligación o cuando se trata de consultorías: en esos supuestos, el plazo máximo es de veinte días.
Estos plazos corresponden a las reglas actualmente previstas para bienes y servicios.
No deben trasladarse automáticamente a la recepción de obras, que cuenta con regulación específica.
¿Qué pasa si existen observaciones?
¿Qué pasa si existen observaciones?
La entidad puede formular observaciones cuando corresponda.
El Reglamento dispone que la DEC debe comunicarlas al contratista indicando claramente su contenido y otorgando un plazo para subsanarlas de acuerdo con su complejidad o sofisticación.
Ese plazo de subsanación no debe superar el 30 % del plazo del entregable correspondiente.
Si el contratista subsana las observaciones dentro del plazo concedido, no corresponde aplicar penalidades por ese periodo.
¿Puede la entidad formular observaciones indefinidamente?
¿Puede la entidad formular observaciones indefinidamente?
El Reglamento regula tanto la subsanación como el pronunciamiento posterior de la entidad.
El mismo plazo establecido para subsanar las observaciones resulta aplicable para que la entidad se pronuncie sobre su levantamiento.
Además, cuando la entidad excede el plazo previsto para emitir la conformidad o pronunciarse sobre el levantamiento de las observaciones, esos días de retraso no pueden imputarse al contratista para efectos de aplicar penalidades.
¿Qué pasa si no se subsanan las observaciones?
¿Qué pasa si no se subsanan las observaciones?
Si el contratista no subsana adecuadamente dentro del plazo otorgado, el Reglamento permite a la entidad, según corresponda, conceder periodos adicionales o adoptar las medidas previstas por la normativa, incluida la posibilidad de resolver el contrato bajo el supuesto legal correspondiente.
Si se conceden periodos adicionales, pueden producirse consecuencias respecto de la penalidad por mora conforme a las reglas reglamentarias.
Por ello, una controversia sobre conformidad debe analizar también las observaciones formuladas y las respuestas presentadas por el contratista.
¿Siempre existe derecho a subsanar?
¿Siempre existe derecho a subsanar?
No.
El Reglamento contempla una excepción cuando los bienes, servicios o consultorías manifiestamente no cumplen con las características y condiciones ofrecidas.
En ese supuesto no se aplica el procedimiento ordinario de observación y subsanación: la entidad no efectúa la recepción o no otorga la conformidad, según corresponda, y la prestación se considera no ejecutada para los efectos establecidos por la normativa.
Por ello, no debe afirmarse que cualquier incumplimiento puede solucionarse necesariamente mediante una subsanación.
¿La conformidad elimina toda responsabilidad del contratista?
¿La conformidad elimina toda responsabilidad del contratista?
No.
El otorgamiento de la conformidad no impide que posteriormente puedan reclamarse defectos o vicios ocultos conforme a las reglas aplicables.
Por ello, conformidad y responsabilidad posterior por vicios ocultos son cuestiones distintas.
Este punto será desarrollado específicamente en otra pregunta de este bloque.
¿La conformidad permite solicitar el pago?
¿La conformidad permite solicitar el pago?
La conformidad tiene una relación directa con el pago de las prestaciones ejecutadas, pero ambos conceptos no deben confundirse.
Una controversia puede referirse específicamente a:
la conformidad de la prestación, o
el pago que corresponde después de haberse cumplido las condiciones legales y contractuales.
Dependiendo del caso, pueden existir controversias relacionadas pero diferenciables.
Por ello, la solicitud de conciliación debe precisar correctamente qué se pretende.
¿Y si la entidad no otorga conformidad?
¿Y si la entidad no otorga conformidad?
La falta de conformidad puede convertirse en una controversia sometible al mecanismo de solución correspondiente.
La Ley N.º 32069 contiene además una regla especial para el cómputo del plazo de caducidad cuando la controversia se refiere precisamente a la conformidad.
El artículo 84.6 establece que, en controversias sobre conformidad del bien, servicio u obra, el plazo se computa desde la negativa de la conformidad o desde el vencimiento del plazo para otorgarla, según corresponda.
Por ello, no es recomendable esperar indefinidamente una respuesta de la entidad.
¿Cuál es el plazo para iniciar la controversia?
¿Cuál es el plazo para iniciar la controversia?
La Ley establece como regla general para las controversias distintas de las señaladas específicamente en el numeral 84.4 un plazo máximo de treinta días hábiles, sujeto a las reglas y excepciones previstas en el propio artículo 84.
Para la conformidad existe precisamente una regla especial sobre el inicio del cómputo:
desde la negativa de la conformidad o desde el vencimiento del plazo para otorgarla, según corresponda.
Los plazos establecidos por el artículo 84 tienen naturaleza de caducidad.
Además, las contrataciones realizadas mediante catálogos electrónicos de acuerdos marco cuentan con una regla especial de plazo.
Por ello, el plazo debe verificarse en cada contrato antes de presentar la solicitud.
¿Recepción de obra y conformidad de un servicio son iguales?
¿Recepción de obra y conformidad de un servicio son iguales?
No.
Las obras cuentan con reglas específicas.
El Reglamento regula un procedimiento propio para la recepción de obra, en el que intervienen, según corresponda, el contratista, la supervisión y el comité de recepción.
El comité verifica el cumplimiento contractual y, cuando no existen observaciones, se suscribe el acta de recepción.
Si existen observaciones, se formula el correspondiente pliego y no se recibe la obra en ese momento.
Por tanto, no deben trasladarse automáticamente a una obra las reglas de conformidad establecidas para bienes y servicios.
¿Qué pasa si hay observaciones en una obra?
¿Qué pasa si hay observaciones en una obra?
El Reglamento establece un procedimiento específico.
El contratista cuenta con un plazo para subsanar las observaciones y también puede presentar informes técnicos que sustenten las razones por las que considera que una o más observaciones deben tenerse por levantadas.
Si existen discrepancias respecto de las observaciones formuladas, el Reglamento prevé su elevación a la autoridad de la gestión administrativa para el pronunciamiento correspondiente.
Esta regulación debe analizarse antes de determinar cuál es exactamente la controversia que se pretende llevar a conciliación.
¿El conciliador puede determinar técnicamente que la obra está bien ejecutada?
¿El conciliador puede determinar técnicamente que la obra está bien ejecutada?
No.
El conciliador no sustituye al supervisor, al comité de recepción, al área usuaria, a la autoridad de la gestión administrativa ni a un perito.
Su función es facilitar que las partes busquen una solución consensuada respecto de una controversia legalmente conciliable.
Si existe una discusión técnica sobre calidad, cantidades, características o cumplimiento contractual, las partes deben sustentar sus posiciones con la documentación correspondiente.
Documentos importantes
Documentos importantes
En una controversia sobre recepción o conformidad pueden resultar relevantes:
Contrato y documentos que lo integran.
Especificaciones técnicas o términos de referencia.
Documentos de entrega de la prestación.
Informes del área usuaria.
Documento que niega u observa la conformidad.
Comunicaciones de observaciones.
Documentos presentados para subsanarlas.
Pronunciamiento sobre el levantamiento de observaciones.
Informes técnicos, cuando correspondan.
Actas y documentos de recepción, en obras.
Constancias de notificación.
Documentos de representación, cuando correspondan.
No todos estos documentos constituyen requisitos universales para presentar cualquier solicitud.
La documentación necesaria depende del objeto contractual y de la controversia concreta.
Caso práctico
Caso práctico
Ejemplo hipotético: una empresa presta un servicio especializado a una entidad pública y presenta el entregable previsto en el contrato.
El área usuaria formula observaciones. La empresa las subsana dentro del plazo otorgado, pero posteriormente surge una discrepancia porque considera que ha cumplido íntegramente los términos de referencia y la entidad mantiene su negativa a otorgar conformidad.
Antes de presentar una solicitud de conciliación deben revisarse el contrato, los términos de referencia, el entregable, las observaciones, la documentación de subsanación, el pronunciamiento de la entidad y las fechas relevantes para controlar el plazo de caducidad.
Si la conciliación fue prevista como mecanismo aplicable y la controversia puede someterse a ella, las partes pueden buscar una solución respecto de la conformidad.
El conciliador no determina unilateralmente si el servicio cumplió técnicamente el contrato ni puede obligar a la entidad a emitir conformidad.
Este es un ejemplo hipotético con finalidad informativa. No corresponde a un contratista, entidad o expediente atendido por el Centro de Conciliación Extrajudicial en Cusco Progreso.
¿Qué puede acordarse?
¿Qué puede acordarse?
El contenido del eventual acuerdo dependerá de la controversia y de lo que jurídicamente pueda disponer la entidad.
No debe partirse de la idea de que toda conciliación debe terminar necesariamente con el otorgamiento de la conformidad solicitada por el contratista.
La solución debe contar con sustento contractual, técnico y jurídico.
Además, la decisión de la entidad de arribar a un acuerdo conciliatorio se encuentra sometida a las reglas especiales previstas por la legislación de contratación pública.
Errores frecuentes
Errores frecuentes
En controversias sobre recepción y conformidad debe evitarse:
confundir recepción física con conformidad;
considerar que recibir un bien significa aceptarlo definitivamente;
asumir que toda observación puede subsanarse;
ignorar las especificaciones técnicas o términos de referencia;
aplicar a las obras las mismas reglas previstas para bienes y servicios;
confundir conformidad con pago;
creer que la conformidad elimina la responsabilidad por vicios ocultos;
esperar indefinidamente un pronunciamiento sin controlar la caducidad;
utilizar plazos correspondientes a un régimen normativo distinto;
considerar que el conciliador puede imponer técnicamente la conformidad.
Conciliación sobre recepción y conformidad en Cusco
Conciliación sobre recepción y conformidad en Cusco
Si existe una controversia sobre recepción o conformidad de una prestación contratada por una entidad pública, puede revisarse la documentación para determinar si corresponde presentar una solicitud de conciliación. Es especialmente importante verificar el contrato, las observaciones, las respuestas presentadas y las fechas relevantes.
Centro de Conciliación Extrajudicial en Cusco Progreso
Dirección: Avenida Perú N.° 8, urbanización Progreso, Wanchaq, Cusco.
Celular y WhatsApp: 986 049 398.
Horario: lunes a viernes, de 9:00 a. m. a 6:00 p. m.
Modalidades: conciliación presencial y virtual.
Puedes comunicarte con el centro para consultar la atención correspondiente y la documentación necesaria para evaluar la solicitud.
Conversemos sobre tu consulta
Conversemos sobre tu consulta
¿Necesitas orientación para iniciar una conciliación extrajudicial en Cusco? En el Centro de Conciliación Extrajudicial PROGRESO te ayudamos a conocer los requisitos y los pasos para presentar tu solicitud.
Puedes consultarnos sobre nuestros servicios, tarifas, atención presencial o virtual y documentos que debes preparar según tu caso.
Cuéntanos brevemente qué necesitas y déjanos tu teléfono. Nos comunicaremos contigo para responder tus preguntas y orientarte sobre cómo continuar.
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