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¿Se pueden conciliar controversias en contratos menores con el Estado?
¿Se pueden conciliar controversias en contratos menores con el Estado?
Sí. Las controversias derivadas de contratos menores pueden someterse a conciliación cuando versan sobre materias legalmente conciliables, de acuerdo con la Ley N.º 32069, Ley General de Contrataciones Públicas, y su Reglamento.
Los contratos menores no se encuentran al margen del sistema de contratación pública. La Ley N.º 32069 los regula y permite que el Reglamento establezca condiciones especiales para este tipo de contrataciones.
Por ello, cuando surge una controversia entre una entidad contratante y un proveedor respecto de una obligación susceptible de conciliación, debe verificarse la materia discutida, el contrato y las reglas especiales aplicables.
¿Qué es un contrato menor?
¿Qué es un contrato menor?
La Ley N.º 32069 utiliza la categoría contratos menores para determinadas contrataciones sujetas a un régimen simplificado dentro del sistema de contratación pública.
Que una contratación sea menor no significa que carezca de reglas jurídicas.
La entidad y el proveedor continúan sujetos a las obligaciones derivadas de la contratación y a las disposiciones aplicables de la Ley y su Reglamento.
Por ello, ante una controversia no debe tratarse el contrato menor como si fuera simplemente una contratación privada entre particulares.
¿Todas las controversias de un contrato menor pueden conciliarse?
¿Todas las controversias de un contrato menor pueden conciliarse?
No debe afirmarse que cualquier controversia puede ser conciliada.
Primero debe determinarse qué se está discutiendo.
La conciliación en contratación pública se encuentra sometida a las materias que la Ley y el Reglamento permiten conciliar.
Por ejemplo, dependiendo de las características del contrato y de la controversia, pueden existir conflictos relacionados con:
obligaciones durante la ejecución contractual;
recepción y conformidad;
pagos;
indemnización por daños y perjuicios;
prestaciones accesorias;
vicios ocultos;
obligaciones posteriores a la culminación de la prestación principal.
La procedencia debe analizarse en el caso concreto.
¿Puede conciliarse una controversia por incumplimiento?
¿Puede conciliarse una controversia por incumplimiento?
Puede ser posible cuando el incumplimiento genera una controversia comprendida dentro de las materias legalmente conciliables.
Sin embargo, “incumplimiento” es una expresión demasiado amplia.
Debe identificarse qué obligación se considera incumplida.
Por ejemplo, no es lo mismo una controversia sobre:
cumplimiento de la prestación,
conformidad,
pago,
daños y perjuicios, o
una obligación posterior a la prestación principal.
La solicitud de conciliación debe expresar concretamente qué se pretende solucionar.
¿Puede conciliarse un pago pendiente?
¿Puede conciliarse un pago pendiente?
Sí puede existir una controversia conciliable respecto del cumplimiento de una obligación de pago derivada del contrato menor.
Pero el proveedor debe sustentar la obligación reclamada.
No basta con señalar que existe un monto pendiente.
Dependiendo del caso deben revisarse:
contrato u orden correspondiente;
prestación ejecutada;
entregables;
recepción;
conformidad;
comprobantes;
comunicaciones;
pagos efectuados;
deducciones o penalidades, cuando correspondan.
La conciliación no convierte automáticamente la cantidad reclamada por el proveedor en una deuda reconocida por la entidad.
¿Puede conciliarse una controversia sobre conformidad?
¿Puede conciliarse una controversia sobre conformidad?
Puede existir una controversia respecto de la conformidad de una prestación ejecutada mediante un contrato menor.
Por ejemplo, el proveedor puede sostener que entregó el bien o ejecutó el servicio conforme a las condiciones contratadas, mientras que la entidad considera que existen incumplimientos u observaciones.
En ese supuesto debe determinarse exactamente qué requisitos contractuales se encuentran controvertidos.
El conciliador no sustituye al área usuaria ni realiza la evaluación técnica de la prestación.
¿Puede conciliarse una indemnización por daños y perjuicios?
¿Puede conciliarse una indemnización por daños y perjuicios?
El Reglamento vigente reconoce expresamente las controversias sobre indemnización por daños y perjuicios como materia conciliable adicional.
Esta posibilidad también debe analizarse dentro del contrato menor concreto.
No basta con afirmar que existió un incumplimiento para generar automáticamente una indemnización.
El daño reclamado y su cuantificación deben contar con sustento.
¿Pueden conciliarse vicios ocultos?
¿Pueden conciliarse vicios ocultos?
El Reglamento también reconoce expresamente los vicios ocultos como materia conciliable.
Por ello, si después de la conformidad aparece un defecto que una parte considera atribuible al proveedor, puede surgir una controversia susceptible de conciliación.
Debe diferenciarse, sin embargo, entre:
una observación que podía detectarse al recibir la prestación;
un incumplimiento contractual ordinario;
una garantía;
un verdadero vicio oculto.
La calificación depende de las circunstancias concretas.
¿Pueden conciliarse prestaciones accesorias?
¿Pueden conciliarse prestaciones accesorias?
Sí.
Las prestaciones accesorias también se encuentran expresamente contempladas por el Reglamento dentro de las materias conciliables adicionales.
Esto puede resultar relevante cuando el contrato menor incorpora, además de la prestación principal, obligaciones complementarias que deban ejecutarse conforme a las condiciones contractuales.
Debe revisarse el contrato para comprobar que la obligación discutida realmente constituye una prestación accesoria.
¿Pueden conciliarse obligaciones posteriores a la prestación principal?
¿Pueden conciliarse obligaciones posteriores a la prestación principal?
Sí.
El Reglamento también comprende como materia conciliable las controversias respecto de otras obligaciones que deben cumplirse con posterioridad a la culminación de la ejecución de la prestación principal del contrato.
Esta disposición es particularmente importante porque una controversia no necesariamente desaparece con la entrega del bien o la culminación del servicio.
Pueden subsistir obligaciones contractuales posteriores que generen un conflicto entre la entidad y el proveedor.
¿La nulidad del contrato puede conciliarse?
¿La nulidad del contrato puede conciliarse?
No debe confundirse una controversia conciliable con la nulidad del contrato.
La Ley N.º 32069 regula específicamente la nulidad contractual y sus consecuencias. Incluso contempla los supuestos en los que corresponde al tribunal arbitral evaluar la nulidad.
Por ello, no debe incluirse la nulidad dentro de una lista de materias conciliables de contratos menores sin una habilitación legal expresa.
¿Existe una conciliación especial para contratos menores?
¿Existe una conciliación especial para contratos menores?
No se trata de una clase completamente distinta de conciliación, pero el Reglamento sí establece reglas particulares para las contrataciones menores.
El artículo 360 regula la conciliación en contratación pública y contempla expresamente un tratamiento diferenciado para los contratos menores cuando la entidad necesita obtener la autorización correspondiente para arribar al acuerdo conciliatorio.
Por ello, no deben trasladarse mecánicamente todos los plazos internos aplicables a otras contrataciones.
¿La entidad está obligada a aceptar la propuesta del proveedor?
¿La entidad está obligada a aceptar la propuesta del proveedor?
No.
Que una controversia sea conciliable significa que puede buscarse una solución mediante este mecanismo.
No significa que la entidad tenga obligación de aceptar:
el monto solicitado;
la existencia de una deuda;
una indemnización;
la conformidad pretendida;
la interpretación contractual propuesta por el proveedor.
El acuerdo conciliatorio es voluntario y debe encontrarse dentro de los límites legales.
¿El conciliador decide quién tiene razón?
¿El conciliador decide quién tiene razón?
No.
El conciliador no actúa como juez ni árbitro.
Por tanto, no puede declarar unilateralmente:
que el proveedor cumplió;
que la entidad incumplió;
que existe una deuda;
que corresponde una indemnización;
que existe un vicio oculto;
que determinada prestación merece conformidad.
Su función consiste en facilitar la comunicación y la búsqueda de un acuerdo jurídicamente posible.
¿Puede la entidad reconocer cualquier monto mediante conciliación?
¿Puede la entidad reconocer cualquier monto mediante conciliación?
No.
La conciliación no permite utilizar recursos públicos para reconocer obligaciones sin sustento.
La decisión de la entidad debe observar las reglas de contratación pública y contar con la justificación que corresponda.
Por ello, si la controversia es económica deben revisarse tanto la existencia de la obligación como su cuantificación.
¿Los contratos menores tienen reglas especiales?
¿Los contratos menores tienen reglas especiales?
Sí.
La propia Ley permite que el Reglamento establezca condiciones especiales para los contratos menores, teniendo en cuenta los principios de la Ley y los límites previstos para estas contrataciones.
Esto explica por qué no debe tratarse un contrato menor simplemente como una versión idéntica de cualquier otro contrato público.
Antes de presentar una conciliación debe verificarse la regulación específica aplicable.
¿Existe plazo para solicitar la conciliación?
¿Existe plazo para solicitar la conciliación?
Sí.
Las controversias de contratación pública se encuentran sometidas a plazos de caducidad.
En un contrato menor debe identificarse la materia concreta que genera la controversia y determinar la regla temporal aplicable.
No resulta jurídicamente seguro afirmar que cualquier controversia de un contrato menor tiene siempre el mismo punto inicial para calcular el plazo.
Deben revisarse:
obligación controvertida;
actuación que genera el conflicto;
fecha correspondiente;
comunicaciones y notificaciones;
reglas especiales del contrato menor;
disposiciones de la Ley y del Reglamento.
¿Las conversaciones con la entidad suspenden el plazo?
¿Las conversaciones con la entidad suspenden el plazo?
No debe asumirse.
El proveedor puede mantener comunicaciones con la entidad intentando solucionar el problema, pero ello no significa automáticamente que los plazos de caducidad queden suspendidos o comiencen nuevamente.
Por ello, una negociación informal no debe sustituir el control del plazo legal correspondiente.
¿Qué documentos pueden ser importantes?
¿Qué documentos pueden ser importantes?
Dependiendo de la controversia, pueden resultar relevantes:
Contrato, orden de compra, orden de servicio o documento correspondiente.
Requerimiento y condiciones de la contratación.
Especificaciones técnicas o términos de referencia.
Documentos que acrediten la ejecución de la prestación.
Entregables.
Documentos de recepción.
Conformidad o documento que la deniega, cuando corresponda.
Observaciones y documentos de subsanación.
Comprobantes relacionados con el pago.
Documentación sobre pagos efectuados o pendientes.
Informes técnicos, cuando sean pertinentes.
Comunicaciones entre proveedor y entidad.
Documentación relacionada con daños, prestaciones accesorias o vicios ocultos, cuando constituyan la materia discutida.
Constancias de notificación.
Documentos de representación, cuando correspondan.
Esta relación es orientativa.
No todos estos documentos constituyen requisitos obligatorios para presentar cualquier solicitud de conciliación.
Caso práctico
Caso práctico
Ejemplo hipotético: una empresa ejecuta un servicio contratado mediante un contrato menor.
El proveedor sostiene que cumplió íntegramente los términos de referencia y solicita el pago correspondiente.
La entidad considera que una parte del servicio no cumple las condiciones contratadas y, por ese motivo, existe una controversia respecto de la conformidad y del pago.
Antes de solicitar conciliación deben revisarse el documento contractual, los términos de referencia, entregables, observaciones, respuestas, documentación de conformidad, monto reclamado y fechas relevantes.
Si las controversias identificadas son legalmente conciliables, entidad y proveedor pueden buscar una solución consensuada.
El conciliador no determina técnicamente si el servicio cumplió los términos de referencia ni ordena a la entidad realizar el pago.
Este es un ejemplo hipotético con finalidad informativa. No corresponde a una entidad, proveedor, contrato o expediente atendido por el Centro de Conciliación Extrajudicial en Cusco Progreso.
¿Qué debe contener un eventual acuerdo?
¿Qué debe contener un eventual acuerdo?
El acuerdo debe permitir determinar claramente qué controversia quedó solucionada.
Dependiendo del caso, puede resultar necesario precisar:
contrato menor involucrado;
obligación controvertida;
prestación correspondiente;
obligaciones asumidas por cada parte;
monto, cuando exista una obligación económica;
plazo y condiciones de cumplimiento.
La entidad debe respetar la legislación de contratación pública y contar con el sustento correspondiente para arribar al acuerdo.
¿Qué ocurre si no existe acuerdo?
¿Qué ocurre si no existe acuerdo?
El conciliador no puede imponer una solución.
Cuando la conciliación termina sin acuerdo o únicamente con acuerdo parcial, debe determinarse qué controversias permanecen pendientes y cuál es el mecanismo legal correspondiente para solucionarlas.
También deben controlarse cuidadosamente los plazos de caducidad.
Errores frecuentes
Errores frecuentes
En controversias sobre contratos menores debe evitarse:
considerar que un contrato menor está fuera de la Ley N.º 32069;
tratarlo como una simple deuda privada;
considerar que cualquier controversia es conciliable;
formular una pretensión genérica por “incumplimiento” sin identificar la obligación discutida;
confundir conformidad con pago;
reclamar una indemnización sin acreditar el daño;
confundir garantía con vicio oculto;
considerar que el conciliador decide quién tiene razón;
asumir que las negociaciones informales suspenden automáticamente la caducidad;
ignorar las reglas particulares que la normativa establece para los contratos menores.
Conciliación de contratos menores en Cusco
Conciliación de contratos menores en Cusco
Si existe una controversia derivada de un contrato menor con una entidad pública, puede revisarse la documentación para determinar si la materia es conciliable y si corresponde presentar una solicitud. Debe identificarse con precisión la obligación discutida y la normativa aplicable.
Centro de Conciliación Extrajudicial en Cusco Progreso
Dirección: Avenida Perú N.° 8, urbanización Progreso, Wanchaq, Cusco.
Celular y WhatsApp: 986 049 398.
Horario: lunes a viernes, de 9:00 a. m. a 6:00 p. m.
Modalidades: conciliación presencial y virtual.
Puedes comunicarte con el centro para consultar la atención correspondiente y la documentación necesaria para evaluar la solicitud.
Conversemos sobre tu consulta
Conversemos sobre tu consulta
¿Necesitas orientación para iniciar una conciliación extrajudicial en Cusco? En el Centro de Conciliación Extrajudicial PROGRESO te ayudamos a conocer los requisitos y los pasos para presentar tu solicitud.
Puedes consultarnos sobre nuestros servicios, tarifas, atención presencial o virtual y documentos que debes preparar según tu caso.
Cuéntanos brevemente qué necesitas y déjanos tu teléfono. Nos comunicaremos contigo para responder tus preguntas y orientarte sobre cómo continuar.
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